保卫部保密工作规定

 

第一条 为规范和加强保卫部工作中的保密工作，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及学校保密规定，结合工作实际，制定本规定。

第二条 本规定适用于保卫部工作人员和因工作需要参与、涉及保卫工作的相关人员。

第三条 保卫部是学校保密工作的重点部门之一，遵循统一领导、分级负责、积极防范、突出重点、依法管理的原则，确保党和国家秘密安全，促进各项工作顺利开展。

第四条 保卫部涉密重点岗位：

（一）上级机关及有关单位发给学校的秘密文件、电传、资料等。专责人员：保卫部工作人员。

（二）学校视频监控管理。校园视频监控系统属于保密范畴，非工作人员未经允许不得查看，严禁私自拍摄影像资料，违者将严肃处理。因工作需要的视频资料下载，由保卫部负责人指定的专人负责下载。

（三）保卫部网站管理。专责人员：保卫部工作人员。

（四）所有涉及师生员工个人信息和隐私的工作岗位（学生信息管理（档案信息管理等）、车辆登录信息、办理涉及师生员工的案事件等）。专责人员：保卫部工作人员。

（五）全国、全省各类考试和学校考试试题（卷）看守工作。专责人员：保卫部工作人员。

第五条 相关涉密工作人员保密职责：

（一）按照“谁主管、谁负责”的原则，依法履行保密义务，做到严格管理、责任到人、严密防范、确保安全。

（二）在办理涉及师生员工的案事件中，严禁将涉及师生员工个人信息和隐私的情况向外透露、传播。

（三）加强安全防范措施，按照工作实际要求安装电子监控、防盗、报警等保密安全装置，配备密码文件柜、碎纸机以及其它安全保密设备，并对防范设备的有效性进行经常性检查。

（四）严禁外来无关人员进入保密要害部位，因设备维修或上级机关来访等情况需要进入的，必须经批准并履行登记手续后，由专人全程陪同进入。

第六条 涉密和非涉密计算机的保密管理：

（一）涉密笔记本电脑、U盘、移动硬盘、光盘等便携式涉密设备（介质）应当在保密柜中保存。使用进口设备和产品，应进行必要的安全技术检查。

（二）加强计算机使用人员的保密教育和管理，提高保密观念，增强防范意识，自觉执行有关规定。

第七条 非涉密移动存储介质的保密管理：

（一）本规定所称非涉密移动存储介质是指不用来存储、传递、秘密信息的移动存储介质。它包括移动硬盘、U盘、光盘、磁带及各种存储卡。

（二）坚持“谁上网谁负责”和“上网信息不涉密、涉密信息不上网”的原则，向部门网站发布信息必须经过保卫部领导审批。

（三）使用电子邮件进行网上信息交流，必须遵守国家有关保密规定，不得利用电子邮件传递、转发或抄送秘密信息。

（四）部门网站不得发布法律、法规禁止的信息。

第八条 发现、发生失泄密事件，应立即采取补救及防范措施，将损失限制在最小，并第一时间向学校报告。

第九条 违反保密规定的，依纪依规进行严肃处理。

第十条 本规定自发布之日起实施。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件一：

涉密文件管理工作规范

涉密文件收文：办公室负责涉密文件的领取、登记。外出领取涉密文件应由部门专门机要人员乘坐机要保密专车进行。部门工作人员通过开会、出差等其他方式领取回的涉密文件需交由办公室进行统一登记。

涉密文件保存：涉密文件经由办公室领取、登记后，应统一存放进保密柜，无关人员不得翻阅。

涉密文件传阅：师生如有传阅涉密文件需求，阅读文件人员应在保卫部办公室机要人员的陪同下传阅，阅读期间不得擅自抽出、留存文件，不得随意抄录、摘录文件内容，不得私自复印，阅读完毕应在文件传阅单上签字后退回。

涉密文件借阅：师生如有借阅涉密文件需求，由借阅部门提交部门负责人签字盖章“涉密文件借阅（复制）审批表”，到保卫部办公室办理相关手续。借阅期间涉密文件应由部门指定专人保管，在符合保密要求的文件柜中保存，严禁将涉密文件资料带回家或其他公共场所。涉密文件借阅完毕后，应当及时清退，办理清退手续，自觉做到按期归还，再用再借。

涉密文件复制：绝密、机密、秘密级文件不允许复制，因工作需要确需复制内部文件、工作秘密、不予公开件、依申请公开件，由申请复制部门提交部门负责人签字盖章“涉密文件借阅（复制）审批表”，到保卫部办公室办理相关手续。复制涉密文件应在涉密复印机上进行。复制的涉密文件应加盖防复印戳记，并于首页注明复制时间、审批人、承办人、复制分数和分发单位。复制件视同原件管理。

涉密文件销毁：涉密文件除正在使用或按照有关规定留存、归档外，应当及时予以销毁。销毁涉密文件，应当履行完清点、登记和审批手续后，联系学校保密办统一送销。销毁机密级、秘密级、工作秘密文件前，应当逐渐清点。

 

 

涉密文件存档登记表

序号	存档日期	文件密级	文件标题	文号	登记人员签名	备注

 

 

 

文件传阅单

申请人所在部门或单位（盖章）：

申请人		申请人联系方式
保卫部机要人员		保卫部机要人员联系方式
文号
文件标题
申请传阅事由
申请人承诺： 本人承诺在阅读期间没有擅自抽出、留存文件，没有随意抄录、摘录文件内容，没有私自复印。由于本人隐瞒相关情况导致该涉密文件内容流出，造成的一切后果，责任由本人承担。                                申请人签名：                                 年     月     日

 

涉密文件借阅（复制）审批表

经办人		经办人联系方式
文号
文件标题
申请借阅或复制的事由：
部门（单位）审批意见：                                      负责人签名（盖章）：                               年     月      日

 

附件二：

校园监控管理工作规范

监控摄像头安装：校园监控摄像头安装，应该由保卫部同意调研、规划、实施，无关人员不得随意在校园安装监控摄像头。各单位师生如果有自行安装摄像头的需要，要向保卫部提供书面申请，部门负责人签字盖章，材料交由保卫部存档。由自行安装摄像头导致的刑事和民事责任，全部由师生个体承担责任，与学校无关。

监控录像保存：学校监控录像由保卫部负责提供专门的监控硬盘保存，监控显示屏放在各重点单位监控中心，由专人值守看管。

监控录像查阅：无关人员不得查阅学校监控录像。各单位师生如果有查阅监控录像的需要，要提供部门负责人签字盖章的监控查阅（调取）申请表，经保卫部审批后，由保卫部专人带领，部门专人陪同查阅监控录像，查阅过程中，不得拍照、录视频。

监控录像调取：无关人员不得调取学校监控录像。各单位师生如果有调取监控录像的需要，要提供部门负责人签字盖章的监控查阅（调取）申请表，经保卫部审批后，由保卫部专人带领，部门专人陪同调取监控录像。申请调取监控录像的部门，对已经调取的监控录像保存负责，由调取录像保管不善造成的刑事和民事责任，录像调取申请人承担责任，与学校无关。

损坏监控硬盘处置：已经损坏的监控硬盘，不得随便丢弃或者毁损，要放进专门的保密柜存放。

 

 

保卫部视频监控查阅（调取）申请表

附件三：

湖北美术学院学生户籍管理工作规定

 

户籍信息收集与录入：新生入学报到后，学校集中统一办理户口迁入，需提供以下材料：大学生户口迁入申报表；户口迁移证（省外需提供）；身份证复印件；在读证明；招生名册；户口页复印件；彩色登记照；学生信息统计表。学生户籍材料由院系统一收集，保卫部户籍工作人员在规定的时间内收取落户材料，到户口所在地公安机关统一办理。

 

户籍信息保存与更新：学生户籍落户成功后，在校期间学生户籍原件和落户材料统一由保卫部保管，校保卫部工作人员应加强对学生户籍信息的保护工作，采取相应的技术和管理措施，确保学生的个人信息安全。学生户籍信息发生变更时，学生应及时向校保卫部报备，并提供相关的证明材料，校保卫部应定期进行学生户籍信息的核对和清理工作，确保学生的户籍信息准确无误。

 

户籍信息查阅、借取与归还：学生申请查阅、更正自己的户籍信息时，应提供相关证明材料，保卫部工作人员核实学生身份后应提供相应的服务和支持。学生因其他原因需借取户籍原件时，需要填写户籍借用登记表，学生基本信息，用途、 归还时间都需要登记清楚，归还时需要学生本人签字，未在规定时间内归还的，保卫部工作人员需及时联系学生本人归还。

 

毕业生户籍迁移：学生毕业时，保卫部工作人员与各院系辅导员核对毕业生户籍迁移名单，并将学生户籍原件移交给院系辅导员，通知学生在系部领取，需要本人签字，户籍迁移登记表在规定的时间交还至保卫部存档保留。

 

 

 

 

XXXX级学生户籍借用登记表

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件四：

校园门禁人脸识别管理工作规范

 

校园门禁人脸识别录入：校园门禁人脸识别录入人员主要包括：全校教职工、在读学生；相对固定的对外合作单位工作人员，包括外包服务单位、外聘教师、商超、物业、食堂及施工单位人员；其他校外来访人员，包括参加学校组织大型培训活动人员和临时来访人员。

校园门禁人脸识别录入办理流程：符合条件的人员需持其所在部门或学校相关管理部门签字和盖章的《湖北美术学院人脸识别门禁出入权限录入申请表》，携带本人身份证到保卫处审核办理人脸信息采集。

校园门禁人脸识别取消：对于调离教师、毕业生、离职务工人员，人事处、学生工作处、校内职能部门等需及时提供相关信息，保卫部将对其相关信息及时进行删除。

办理校园门禁人脸识别入校的师生员工个人信息仅限于校门识别进校使用，任何人不得泄露或用于其他用途。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

湖北美术学院人脸识别门禁出入权限录入申请表

 

申 请 日 期		姓  名
单 位（部 门）		手 机 号
身份证件号码
申请单位（部门） 审批人意见	（签字）                               （部门盖章）
保卫部审批人 意见	（签字）                             （部门盖章）

 

注：

1、请本人携带身份证到学校保卫部录入人脸识别信息。

2、进出权限仅限本人使用，如因权限泄露出现安全问题，由本人负责。

3、其他事项请与学校保卫部联系。

附件五：

校园车辆管理工作规范

 

车辆登记申请入校：

1、办理车辆登记申请入校的车主：须为学院人事处在册教职工（含配偶及已故教职工的配偶、父母及子女);学院人事处聘用的在聘用期内人员（车主须为本人或配偶）；具有学院学籍（本科、研究生）的学生（车主必须为本人）；租赁学院的物业、商户，其他外来车辆无权办理校内停车登记。

2、办理流程：①学院教职工（配偶、子女）的小型车辆，由教职工本人填写《湖北美术学院教职工（配偶、）车辆信息登记表》（详见：附件1），提供车辆行驶证（原件查验，复印件留存）、户口本（车主为教职工子女的提供，原件查验，复印件留存）或结婚证（车主为教职工配偶的提供，原件查验，复印件留存），经所在单位负责人审核签字盖章后，报人事处审核，由保卫部负责录入管理。

②学院聘用人员的小型车辆，由本人填写《湖北美术学院外聘人员车辆信息登记表》（详见：附件2），提供身份证、车辆行驶证（原件查验，复印件留存,聘用人员车辆车主系配偶的还须提供户口簿或结婚证），经所在单位初审，单位负责人签字盖章后，报（教务处或研究生部）审核，由保卫部负责录入管理。

③学院学生的小型车辆，由本人填写《湖北美术学院在校学生车辆信息登记表》（详见：附件5），提供身份证、学生证、车辆行驶证（原件查验，复印件留存），经所在单位初审，单位负责人签字盖章，到计财处交费后，由保卫部负责录入管理。

④在校内居住的已故教职工的配偶或子女的小型车辆，由本人填写《湖北美术学院其他人员车辆信息登记表一》（详见：附件3），提供身份证、车辆行驶证（原件查验，复印件留存），经居委会初审，报离退休处审核，由保卫部负责录入管理。

⑤学院物业和商户等单位及个人的中小型车辆，由所在单位或个人填写《湖北美术学院其他人员车辆信息登记表二》（详见：附件4），提供身份证、车辆行驶证（原件查验，复印件留存），由所在单位盖章证明，报学院国资处审核，由保卫部负责录入管理。

车辆到期延期申请：车辆到期须办理延期申请的，由本人填写《湖北美术学院教职工（配偶）车辆延期申请表》（详见：附件6），经所在单位负责人审核签字盖章后，由保卫部负责录入管理。

校园车辆注销：对于调离教师、毕业生、离职务工人员，人事处、学生工作处、校内职能部门等需及时提供相关信息，保卫部将对其相关车辆信息及时进行删除。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

湖北美术学院教职工（配偶）车辆信息登记表

                            填表日期   年  月  日                                                                                                     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

湖北美术学院外聘人员车辆信息登记表                                             填表日期：  年  月  日

 

 

 

 

湖北美术学院其他人员车辆信息登记表一

填表日期：   年  月  日

 

 

 

 

 

 

 

湖北美术学院其他人员车辆信息登记表二

填表日期：   年  月  日

 

 

 

 

 

湖北美术学院在校学生车辆信息登记表                                               填表日期：  年  月  日

 

 

 

 

湖北美术学院教职工（配偶）车辆延期申请表

                            填表日期   年  月  日